konsep dasar manajemen diklat

     A.        Pengertian manajemen

Manajemen ialah seni dan ilmu dalam upaya untuk mencapai tujuan orang-orang. Dalam beberapa segi manajemen berbeda dengan administrasi karena yang terakhir ini lebih menekankan pada keterselenggaraan tugas dibandingkan dengan melakukan kerjasama dengan orang-orang.

Litelatur yang berhubungan dengan pelatihan sering mengunakan istilah manajemen dengan administrasi secara bergantian. Akan tetapi pada kepustakaan yang terakhir istilah manajemen yang paling banyak dipergunakan.

Istilah lain yang banyak dipergunakan untuk menggantikan manajemen yaitu kepemimpinan, akan tetapi kepemimpinan tidak terlalu banyak memiliki kajian pada mengelola organisasi. Kepemimpinan adalah kapasitas untuk mengembangkan harapan anggota. Jadi kepemimpinan harusnya menjadi keperdulian dari semua anggota dalam suatu organisasi.

Ada beberpa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli terkait manajemen yaitu :

Menurut Drs. Oey Liang Lee mengartikan manajemen adalah ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari manusia untuk menentukan capaian tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan.

Pengertian manajemen menurut James A.F. Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

Pengertian manajemen menurut R. Terry adalah suatu proses khas terdiri tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengontrolan yang dilakukan dalam menentukan serta mencapai target yang sudah ditetapkan lewat pemanfaatan sumberdaya manusia dan lainnya.

Pengertian manajemen menurut Lawrence A. Appley adalah suatu seni untuk mencapai tujuan tertentu lewat usaha yang dilakukan oleh orang lain.

Pengertian manajemen menurut Horold Koont dan Cyril O’Donnel adalah suatu usaha untuk mencapai tujuan lewat kegiatan orang lain.

Pengertian manajemen menurut stoner adalah suatu proses dalam membuat perencanaan, ppengorganisasian, mengendalikan dan memimpin segala macam usaha daripada anggota organisasi dan menggunakan segala sumber daya organisasi dalam mencapai sasaran.

Pengertian manajemen menurut Wilson Bangun adalah suatu rangkaian aktivitas yang dikerjakan oleh para anggota organisasi agar tujuan dapat tercapai dengan rangkaian yang teratur dan tersusun baik.

Tentunya dari beberapa pengertian manajemen menurut para ahli diatas memiliki kesamaan makna walaupun disampaikan dalam bentuk dan tolak ukur yang berbeda. Adapun pengertian manajemen yang sering digunakan oleh orang yaitu pengertian manajemen menurut Ricky W. Griffin, dimana beliau mengartikan manajemen adalah sebagai proses perencanaan,pengorganisasian,pengoordinasian dan pengendalian atau kontrol sumber daya dalam mencapai sasaran dengan efisien dan efektif.

     B.        Pengertian diklat

Terkait dengan diklat atau pelatihan ada pendapat yang dikemukakan oleh beberapa ahli yakni sebagai berikkut :

Poerwadarminta (1984) memberikan arti kepada “pelatihan” sebagai pelajaran untuk membiasakan atau memperoleh sesuatu kecakapan.

Flippo (1961) menegaskan bahwa pelatihan pada dasarnya merupakan suatu usaha pengetahuan dan kecakapan agar karyawan dapat mengerjakan suatu pekerjaan tertentu.

Noe, Hollenbeck, Gerhart & Wright (2003:251) Training is a planned effort to facilitate the learning of job-related knowledge, skills, and behavior by employee. Hal ini berarti bahwa pelatihan merupakan suatu usaha yang terencana untuk memfasilitasi pembelajaran tentang pekerjaan yang berkaitan dengan pengetahuan, keahlian dan perilaku oleh para pegawai.

Gomes (2003:197).Pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya, atau satu pekerjaan yang ada kaitannya dengan pekerjaannya

Robbins, Stephen P, (2001:282) Training meant formal training that’s planned in advanced and has a structured format. Ini menunjukkan bahwa pelatihan yang dimaksudkan disini adalah pelatihan formal yang direncanakan secara matang dan mempunyai suatu format pelatihan yang terstruktur.

Bernardin dan Russell (1998:172) Training is defined as any attempt to improve employee performance on a currently held job or one related to it. This usually means changes in spesific knowledges, skills, attitudes, or behaviors. To be effective, training should involve a learning experience, be a planned organizational activity, and be designed in response to identified needs. Pelatihan didefinisikan sebagai berbagai usaha pengenalan untuk mengembangkan kinerja tenaga kerja pada pekerjaan yang dipikulnya atau juga sesuatu berkaitan dengan pekerjaannya. Hal ini biasanya berarti melakukan perubahan perilaku, sikap, keahlian, dan pengetahuan yang khusus atau spesifik. Dan agar pelatihan menjadi efektif maka di dalam pelatihan harus mencakup suatu pembelajaraan atas pengalaman-pengalaman, pelatihan harus menjadi kegiatan keorganisasian yang direncanakan dan dirancang didalam menanggapi kebutuhan-kebutuhan yang teridentifikasi.

Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2001:259) Training is usually conducted when employees have a skill deficit or when an organization changes a system and employees need to learn new skill. Ini berarti bahwa pelatihan biasanya dilaksanakan pada saat para pekerja memiliki keahlian yang kurang atau pada saat suatu organisasi mengubah suatu system dan para perlu belajar tentang keahlian baru.

DeCenzo dan Robin (1999:227) Training is a learning experience in that it seeks a relatively permanent change in an individual that will improve the ability to perform on the job. Ini berarti bahwa pelatihan adalah suatu pengalaman pembelajaran didalam mencari perubahan permanen secara relatif pada suatu individu yang akan memperbaiki kemampuan dalam melaksanakan pekerjaannya itu.

Never Ending Transfusing - Application Training (NET-at) Pelatihan adalah kegiatan belajar dan praktek untuk sesuatu tujuan baik, dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus untuk meningkatkan kemampuan (continuously and never end) manusia, dan fitrahnya.

Pengertian pelatihan yang dikemukakan oleh para ahli di atas sering dijadikan acuan dalam riset-riset manajemen sumberdaya manusia, psikologi industri, dan administrasi. Definisi-definisi para ahli tersebut dapat dengan lengkap mendeskripsikan mengenai arti dan tujuan pelatihan.

Berdasarkan kepada uraian di atas, pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan pendidikan yang dilakukan dengan sengaja, terorganisir dan sistematik di luar sistem persekolahan untuk memberikan dan meningkatkan suatu pengetahuan dan keterampilan tertentu kepada kelompok tenaga kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang mengutamakan praktek daripada teori, agar mereka memperoleh pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam memahami dan melaksanakan suatu pekerjaan tertentu dengan cara yang efisien dan efektif.

     C.        Pengertian manajemen diklat

Manajemen diklat atau pelatihan ialah suatu pengelolaan pelatihan yang dilakuakan baik kepada karyawan maupun kepada masyarakat dalam rangka untuk menjamin apakah pelatihan atau diklat yang dilakukan terhadap karyawan atau masyarakat yang menjadi objek sasarannya sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh si peserta pelatihan atau diklat.

Manajemen Pelatihan, yakni pelatihan yang bertujuan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dalam bidang pengelolaan organisasi, administrasi, pemasaran/tata niaga produk atau peningkatan kesadaran atas norma tertentu. Contoh-contoh pelatihan yang termasuk kategori pelatihan ini antara lain adalah :

a.    Pelatihan kepemimpinan dalam organisasi.

b.    Pelatihan manajemen pemasaran produk usaha tani.

c.    Pelatihan penyuluhan dari masyarakat kepada masyarakat.

d.    Pelatihan gender.

Pengelolaan diklat harus dilakukan oleh orang yang propesional, pengelolaan ini berhubungan dengan banyak orang, sedikit kesalahan akan merugikan orang banyak. oleh karena itu diharapkan yang mengelola diklat ini betul-betul di kelola oleh yang mengetahui  bidang tersebut.

Selain dari pada pengelolaan, dalam manajemen diklat dibutuhkan juga monitoring atau biasa disebut dengan pemantauan diklat. Pemantauan diklat disini makasudnya ialah seorang manajemen akan melakukan pengawasan terhadap proses pelatihan yang diselenggarakan, apakah pelatihan yang dilakukan itu berjalan dengan baik atau masih adakah yang perlu diperbaharui dalam proses penyelenggaraannya utuk kedepannya.

Kegiatan pemantauan adalah suatu kegiatan pengumpulan, pengklasifikasian  dan  penyajian data/informasi sebagai bahan untuk melaksanakan  kegiatan penilaian/evaluasi.

         Pemantauan bersifat memotret apa adanya (lugas), sesuai dengan data yang ada tanpa  rekayasa dan tidak melakukan penilaian atau koreksi apapun.

Jadi apabila dijumpai penyimpangan-penyimpangan cukup dicatat sebagai bahan  untuk melaksanakan tindakan koreksi.

         Agar kegiatan pemantauan mendapatkan hasil yang maksimal, maka perlu  memperhatikan prinsip-prinsip pemantauan sebagai berikut:

·         Pemantauan dilaksanakan secara berkesinambungan dan terus menerus.

·         Mendiskripsikan apa adanya.

·         Selalu didukung data yang akurat.

·         Menggunakan alat pencatat dan pelaporan.

·         Terencana dan sistematis.

·         Dilaksanakan oleh Tim/petugas yang telah ditunjuk.

Adapun Tujuan Monitoring (Pemantauan) Diklat

·         Memperoleh gambaran yang jelas tentang kegiatan perencanaan  program , pelaksanaan program , Evaluasi program  serta kegiatan tindak lanjut program.

·         Memperoleh gambaran tentang kendala-kendala yang dihadapi  dalam analisis kebutuhan diklat, perencanaan program diklat, pelaksanaan diklat, evaluasi diklat, serta kegiatan tindak lanjut program diklat.

·         Sebagai bahan masukan dalam kegiatan penilaian/evaluasi   diklat serta sebagai bahan koreksi untuk kegiatan selanjutnya.

·         Mengetahui sejauhmana manfaat diklat dalam pengembangan  sumberdaya manusia.

·         Sebagai bahan dalam pembuatan laporan diklat.

Proses Pelaksanaan Pemnatauan Diklat Meliputi:

·         Tahapan persiapan pemantauan diklat,

·         Tahapan pelaksanaan pemanatauan diklat,

·         Tahapan laporan pemantauan diklat.

     D.        Tujuan manajemen diklat

Tujuan dari manajemen diklat yakni sebagai berikut :

a.    Mengoptimalkan seluruh komponen Diklat.

b.    Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pencapaian tujuan program.

c.    Mejadikan Diklat profesional.

d.    Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi;

e.    Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai pembaharu dan perekat persatuan dan kesatuan;

f.     Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman, dan pemberdayaan masyarakat;

g.    Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan umum dan pembangunan demi terwujudnya kepemerintahan yang baik.

     E.        Fungsi manajemen diklat

Secara umum fungsi pengelolaan meliputi perencanaan, pengorganisasin, staffing, kepemimpinan dan pengawasan (Langerman dan Smith, 1979).

Walaupun terdapat banyak variasi mengenai fungsi manajemen, namun terdapat tiga fungsi utama manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian dan evaluasi. Ketiga fungsi ini sering dilihat secara linier, yaitu perencanaan sebagai awal dari fungsi manajemen serta evaluasi berada pada perencanaan dan pengorganisasian.

Pada pemikiran lain ketiga fungsi ini berlangsung secara simultan, dinamis dan saling menunjang satu dengan lainnya. Dalam hubungan ini perencanaan tidak senantiasa diakhiri dengan pengorganisasian serta evaluasi tidak selalu berada diujung perencanaan dan pengorganisasian.

1.    Perencanaan

Setiap program pelatihan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu serta bagaimana mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan adalah proses bagaimana menetapkan tujuan serta menetapkan langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang ditetapkan melalui tahapan analisis dan evaluasi alternatif yang mungkin dikerjakan. Perencanaan berfungsi pula untuk menetapkan dasar dan arah untuk sebuah lembaga pelatihan dan mengarahkan program yang dilakukan secara bersama oleh anggota staf untuk mencapai tujuan yang secara eksplisit telah ditetapkan dalam perencanaan.

Salah satu pendekatan khusus dalam perencanaan yaitu perencanaan strategis, dengan menggabung secara komprehensif dasar-dasar manajemen. Perencanaan ini lebih merupakan metodologi yang mempertimbangkan secara sungguh-sungguh seluruh pertimbangan lingkungan dan peluang serta hambatan.

Tujuan utama dari perencanaan strategis yaitu memadukan antara tujuan fungsional dengan perencanaan operasional dari staf. Terdapat lima langkah dari perencananan strategis yaitu:

·         penetapan tujuan dari lembaga (bagaimana cara untuk memberikan pelayanan pada klient).

·         menetapkan kekuatan dari lembaga (Bagaimana cara kerja yang baik serta mengapa dilakukan).

·         penetapan kenyataan dan potensi dari klien (bagaimana sasaran pelatihan dilayani, apa yang seharusnya dilakukan serta sejauh mana kita memahami harapan mereka).

·         penetapan faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi lembaga (sumber-sumber yang dibutuhkan dari lembaga pelatihan dan masyarakat). Kelima, pengembangan dan operasional kegiatan (apa yang seharusnya yang harus dilaksanakan dalam pemerograman, staffing dan pemasaran serta apakah semua itu bisa didanai).

Perencanaan merupakan keseimbangan tugas satuan pelatihan, programming, staffing, pemasaran dan kemampuan finansial. Dalam arti sempit perencanaan diartikan upaya menghadapi tantangan untuk mencapai efektivitas.

2.    Pengorganisasian

Perencanaan yang dibuat harus dilaksanakan. Pengoorganisasian yaitu menegembangkan sistem peranan dan tanggung jawab serta pendelegasian tugas dan sumber-sumber untuk menjamin penampilan yang maksimum, kejelasan harapan dan pembuatan keputusan yang efektif.

Lembaga yang berhasil memliki dasar yang kuat, struktur lembaga yang tidak terlalu rumit yang memungkinkan terjadinya fleksibilitas dan adaptasi yang cepat. Dalam hubungan ini, lembaga pelatihan yang berhasil ditandai dengan kejelasan tujuan lembaga yang akan dicapai serta peluang untuk terselenggaranya fungsi secara efektif.

3.    Evaluasi

Secepat perkembangan dari perencanaan, serta sumber-sumber diorganisasikan dibutuhkan pula dukungan kemampuan untuk mengevaluasi proses dalam upaya menilai keberhasilan tujuan yang ditetapkan. Dengan evaluasi, staf akan memiliki gambaran antara kenyataan yang telah dicapai dengan harapan yang diinginkan dalam perencananaan. Pada hal lain dapat diketahui penyimpangan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan perubahan dari komponen kelembagaan dalam upaya untuk menjamin ketercapaian rencana yang ditetapkan.

Evaluasi yang diselenggarakan hendaknya mempertimbangkan antara kemampuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan serta kemudahan dalam upaya untuk mengimplementasikan program. Metode yang dipergunakan harus pula memperhatikan hak-hak staf maupun peserta belajar.

Evaluasi dilakukan melalui analisis data, interview pada klien dan audit program. Hal yang terpenting lainnya evaluasi hendaknya dilakukan melalui upaya yang hati-hati berdasar atas observasi personal yang berkelanjutan.

Fungsi dan tugas dari manajemen dilaksanakan dalam organisasi dan lingkungan masyarakat yang keduanya bisa membatasi keberfungsian manajerial.

Lingkungan dimana Fungsi Pelatihan dilaksanakan. Setiap organisasi berlangsung dalam lingkungan yang mempengaruhi penyelenggaraan satuan pelatihan serta masyarakat yang dipengaruhi penyelenggaraan pelatihan. Satuan pelatihan itu sendiri terdiri dari kumpulan orang-orang dan fungsi tertentu. Satuan pelatihan itu sendiri merupakan bagian tidak terpisahkan dari kekuatan organisasi keluarga, masyarakat dan sistem belajar umat manusia.

·         Unit Pelatihan

Faktor utama yang harus menjadi perhatian dalam manajemen yaitu suasana/iklim unit Pelatihan. Untuk meningkatkan pelayanan serta kualitas kerja dari staf diperlukan suasana kerja yang menunjang. Lingkungan kerja yang menunjang demikian mempengaruhi pandangan dari staf mengenai lingkungan kerja serta bagaimana seharusnya menyelesaikan pekerjaan. Programming yang efektif dan kualitas pelayanan bersumber dari lingkungan kerja yang nyaman serta adanya saling pengertuan dan harga menghargai diantara sesama staf.

·         Organisasi Keluarga

Pelatihan merupakan bagian dari lembaga yang lebih besar yang bidang garapannya tidak hanya sebatas yang berhubungan dengan pelatihan. Keluarga secara berarti memiliki sumbangan pada penydiaan sumber-sumber untuk kepentingan penyelenggaraan pelatihan.

Atas dasar itu unit pelatihan sudah sewajarnya memahami dengan sepenuhnya budaya dan dinamika dari organisasi keluarga. Unit pelatihan harus mengenal pula peran-peran yang ada pada pelatihan keluarga ini serta mengembangkan pelatihan sesai dengan tujuan dan nilai-nilai yang dikembangkan di lingkungan keluarga. Hal penting lainnya upaya menjalin kerjasama dengan unit/bagian yang menajdi cakupan dari lembaga keluarga. Bila kerjasama dan mekanisme kerja ini berjalan sesuai dengan nilai yang dikembangkan keluarga, maka unit pelatihan secara tidak langsung telah mengembangkan sumber-sumber yang sesungguhnya menjadi dasar pengembangannya.

·         Masyarakat

Bila unit pelatihan memiliki keperdulian pada lingkungan disekitarnya, maka yang dimaksud diantaranya yaitu masyarakat disekitar unit tersebut. Pada tataran ini termasuk semua sasaran pelatihan, organisasi dari klien dan kelompoknya, orang yang menjadi provider, kritisi, dan pendukung. Untuk memperoleh informasi yang diharapakan dibutuhkan kemampuan untuk meneliti aspek yang paling bernilai guna dari sumber yang ada pada masyarakat. Kemampuan untuk meneliti sumber masyarakat menjadi dasar bagi pengembangan kevcenderungan dan kegiatan yang menjadi bagian dari unit pelatihan. Hal yang paling inti dari lingkungan masyarakat harus dikategorikan, dikumpulkan dan dianalisis.

Kumpulan data ini merupakan bagian dari perenvcanaan strategik. Beberapa yang umum dijadikan masukkan untuk unit Pelatihan meliputi: demografi, ekonomi, sumber daya alam, teknologi, politik, dan budaya. Data yang bernilai guna ini pada tahapan akhir perlu dikajiulang untuk mendapatkan data ayang benar-benar paling bermanfaat.

·         Sistem pembelajaran masyarakat.

Bagian terakhir dari manajemen lingkungan yaitu organisasi sistem pembelajaran masyarakat. Unit Pelatihan yang umumnya hidup dan mendapat dukungan dari sistem pembelajaran dari masyarakat harus mengenal dengan pasti sistem seperti keluarga, masyarakat, mesjid, lingkungan kerja, media, sekolah, perguruan tinggi.

Sistem ini dilihat dari kemitraan dan antar hubungan (interdependensi) mempunyai hubungan baik langsung maupun tidak dengan penyelenggaraan unit pelatihan. Unit ini saling berhubungan baik langsung maupun tidak secara formal maupun informal. Manajer dalam dekade kedepan ini harus benar-benar memperhatikan komponen dan interaksi dengan unit pembelajaran masyarakat.

     F.        Manfaat manajemen diklat

Beberapa manfaat yang berharga dari pelatihan adalah sebagai berikut :

·         dapat memberikan pengetahuan sikap dan keterampilan mengenai sesuatu pekerjaan;

·         dapat memberikan dasar yang lebih luas bagi pendidikan lanjutan;

·         dapat menambah pemahaman terhadap wawasan suatu pekerjaan;

·         dapat meningkatkan keterampilan dalam suatu pekerjaan;

·         dapat menghasilkan efisiensi dan efektivitas dalam mengerjakan suatu pekerjaan;

·         dapat memberikan rasa puas terhadap suatu pekerjaan;

·         dapat memberikan rasa sadar terhadap kesempatan-kesempatan untuk mencapai kemajuan;

·         dapat menambah perasaan tanggung jawab terhadap suatu pekerjaan;

·         dapat menambah kemampuan untuk menggunakan sumber-sumber manusia atau materi yang belum di manfaatkan;

·         dapat memperkecil kecelakaan dalam melakukan suatu pekerjaan;

·         dapat memberikan keterampilan untuk melakukan perbaikan dalam suatu pekerjaan;

·         dapat memberikan didikan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan cara yang iebih baik;

·         dapat meningkatkan semangat kerja;

·         dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas produktivitas kerja;

·         dapat me¬ngurangi pengawasan terhadap suatu pekerjaan; dan

·         dapat meningkatkan kestabilan dan keluwesan organisasi atau lembaga.

semoga bermanfaat............... ganbatte nee......